Ley 25 — Privacidad

1. ¿Qué es la Ley 25?

La Ley 25 (anteriormente Proyecto de ley 64) es la Ley que moderniza disposiciones legislativas en materia de protección de la información personal, adoptada por el Gobierno de Quebec en septiembre de 2021. Entró en vigor de forma gradual entre 2022 y 2024.

Esta ley refuerza considerablemente las obligaciones de las organizaciones quebequenses en cuanto a la recopilación, el uso, la conservación y la divulgación de la información personal. También otorga nuevos derechos a los ciudadanos.

1.1 Principios clave

• Transparencia: las organizaciones deben explicar claramente sus prácticas
• Consentimiento: el usuario debe consentir explícitamente la recopilación de sus datos
• Minimización: solo debe recopilarse la información necesaria
• Seguridad: los datos deben protegerse mediante medidas razonables
• Responsabilización: un responsable designado debe supervisar el cumplimiento
• Derechos reforzados: acceso, rectificación, desindexación, portabilidad

2. Nuestro responsable de la protección de la información personal

De conformidad con el artículo 3.1 de la Ley 25, Finance JF ha designado a una persona responsable de la protección de la información personal dentro de la organización.

El responsable vela por el cumplimiento de las obligaciones de la Ley 25, supervisa las prácticas de la empresa en materia de protección de la información personal, y es su punto de contacto para cualquier pregunta o solicitud de ejercicio de derechos.

3. Qué información recopilamos

En el marco de nuestros servicios contables, es posible que necesitemos recopilar:

Principio de minimización: solo recopilamos la información estrictamente necesaria para la prestación del servicio que usted nos solicita. Si nos contrata únicamente para sus impuestos personales, no le pediremos información sobre su empresa.

4. Sus derechos en virtud de la Ley 25

4.1 Derecho de acceso

Usted tiene derecho a obtener, previa solicitud, una copia de toda la información personal que tenemos sobre usted, en un plazo máximo de 30 días.

4.2 Derecho de rectificación

Si determinada información es inexacta, incompleta o ambigua, puede solicitar su corrección.

4.3 Derecho a la portabilidad

Puede solicitar recibir su información personal en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, con el fin de transmitirla a otra organización si así lo desea (artículo 27).

4.4 Derecho a retirar el consentimiento

Puede retirar en cualquier momento el consentimiento que ha otorgado a la recopilación o al uso de su información personal. Este retiro no tiene efecto retroactivo y puede afectar a nuestra capacidad de prestarle determinados servicios.

4.5 Derecho a la cesación de la difusión / desindexación

En determinadas circunstancias, puede solicitar que cesemos de difundir determinada información sobre usted o que procedamos a su desindexación (artículo 28.1).

4.6 Derecho a la información sobre las decisiones automatizadas

Actualmente no utilizamos ninguna decisión exclusivamente automatizada que tenga efectos jurídicos para nuestros clientes. Si esto cambiara, usted sería informado de ello y tendría derecho a explicaciones sobre la lógica y las consecuencias.

5. Cómo obtenemos su consentimiento

El consentimiento a la recopilación y al uso de su información personal debe ser manifiesto, libre, informado y otorgado con fines específicos (artículo 14 de la Ley 25).

Obtenemos su consentimiento de varias maneras:

• Firma del contrato de servicio: al suscribir un paquete
• Formularios explícitos: casilla de verificación en nuestro formulario de contacto
• Solicitudes puntuales: autorización específica para comunicarnos con la CRA, Revenu Québec, etc.

Para la información personal sensible (SIN, datos financieros detallados), recopilamos un consentimiento explícito y separado.

6. Transferencias fuera de Quebec

Algunos de nuestros proveedores técnicos (alojamiento en la nube, software de contabilidad) pueden tratar sus datos desde fuera de Quebec. De conformidad con el artículo 17 de la Ley 25, antes de cualquier transferencia, llevamos a cabo:

1. Una evaluación de los riesgos para la privacidad
2. Una verificación del carácter adecuado de la protección ofrecida en la jurisdicción de destino
3. La implementación de medidas contractuales que garanticen un nivel de protección equivalente al de Quebec

Previa solicitud, podemos proporcionarle la lista de jurisdicciones donde sus datos pueden ser tratados.

7. Plazo de conservación

Conservamos su información personal únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fue recopilada, así como para respetar nuestras obligaciones legales.

Una vez expirados estos plazos, los datos se destruyen de manera segura (eliminación criptográfica, destrucción física de los soportes) o se anonimizan de forma irreversible.

8. Incidentes de confidencialidad

De conformidad con el artículo 3.5 de la Ley 25, en caso de un incidente de confidencialidad que presente un riesgo grave de perjuicio:

1. Tomamos de inmediato medidas para limitar el perjuicio
2. Evaluamos la gravedad del incidente
3. Notificamos sin demora a la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
4. Informamos directamente a las personas afectadas
5. Mantenemos un registro de incidentes de conformidad con la ley

9. Cómo ejercer sus derechos

Para ejercer uno de sus derechos previstos por la Ley 25:

1. Envíe su solicitud por correo electrónico a comptable@financejf.com
2. Indique claramente:
   • Su identidad (podremos solicitarle un documento de identidad para su verificación)
   • El o los derechos que desea ejercer
   • La información en cuestión (si la conoce)
3. Acusamos recibo de su solicitud en un plazo de 30 días y respondemos en ese mismo plazo (es posible una prórroga de hasta 30 días adicionales para las solicitudes complejas)

El tratamiento de su solicitud es gratuito, salvo que sea manifiestamente abusiva o repetitiva, en cuyo caso podríamos cobrar gastos razonables.

10. Presentar una reclamación

Si considera que sus derechos no se respetan, puede:

10.1 Escribirnos directamente

Contacte primero con nuestro responsable en comptable@financejf.com. Tomaremos en serio toda reclamación e intentaremos resolver la situación rápidamente.

10.2 Acudir a la Commission d'accès à l'information

También puede presentar una reclamación formal ante la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI), la autoridad de supervisión independiente en materia de protección de la información personal:

11. Actualizaciones de esta página

Actualizamos esta página para reflejar la evolución de la Ley 25, de nuestras prácticas internas o de las herramientas que utilizamos. La fecha de la última actualización figura en la parte superior de la página.

Ante cualquier evolución sustancial de nuestras prácticas que afecte a sus derechos, le informaremos directamente por correo electrónico.

Nuestro compromiso: en Finance JF, la protección de sus datos no es una obligación administrativa, es un principio fundamental de nuestra relación con usted. Nos comprometemos a ir más allá del mínimo legal estricto para merecer su confianza.

Para saber más, consulte nuestra política de privacidad completa así como nuestras condiciones de uso.