Loi 25 — Vie privée

1. Qu'est-ce que la Loi 25 ?

La Loi 25 (anciennement Projet de loi 64) est la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, adoptée par le gouvernement du Québec en septembre 2021. Elle est entrée en vigueur graduellement entre 2022 et 2024.

Cette loi renforce considérablement les obligations des organisations québécoises concernant la collecte, l'utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels. Elle accorde également de nouveaux droits aux citoyens.

1.1 Principes clés

• Transparence : les organisations doivent expliquer clairement leurs pratiques
• Consentement : l'utilisateur doit consentir explicitement à la collecte de ses données
• Minimisation : seuls les renseignements nécessaires doivent être recueillis
• Sécurité : les données doivent être protégées par des mesures raisonnables
• Responsabilisation : un responsable nominé doit superviser la conformité
• Droits renforcés : accès, rectification, désindexation, portabilité

2. Notre responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Finance JF a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisation.

Le responsable veille au respect des obligations de la Loi 25, supervise les pratiques de l'entreprise en matière de protection des renseignements personnels, et est votre point de contact pour toute question ou demande d'exercice de droits.

3. Quels renseignements nous collectons

Dans le cadre de nos services comptables, nous pouvons être amenés à collecter :

Principe de minimisation : nous ne collectons que les renseignements strictement nécessaires à la prestation du service que vous nous demandez. Si vous nous engagez uniquement pour vos impôts personnels, nous ne demanderons pas d'informations sur votre entreprise.

4. Vos droits en vertu de la Loi 25

4.1 Droit d'accès

Vous avez le droit d'obtenir, sur demande, une copie de tous les renseignements personnels que nous détenons sur vous, dans un délai maximal de 30 jours.

4.2 Droit de rectification

Si certains renseignements sont inexacts, incomplets ou ambigus, vous pouvez demander leur correction.

4.3 Droit à la portabilité

Vous pouvez demander à recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à une autre organisation si vous le souhaitez (article 27).

4.4 Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer à tout moment le consentement que vous avez donné à la collecte ou à l'utilisation de vos renseignements personnels. Ce retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut affecter notre capacité à vous fournir certains services.

4.5 Droit de cessation de la diffusion / désindexation

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander que nous cessions de diffuser certains renseignements vous concernant ou que nous procédions à leur désindexation (article 28.1).

4.6 Droit d'information sur les décisions automatisées

Nous n'utilisons actuellement aucune décision exclusivement automatisée ayant des effets juridiques pour nos clients. Si cela devait changer, vous seriez informé du fait et auriez droit à des explications sur la logique et les conséquences.

5. Comment nous obtenons votre consentement

Le consentement à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements personnels doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques (article 14 de la Loi 25).

Nous obtenons votre consentement de plusieurs façons :

• Signature du contrat de service : lors de la souscription à un forfait
• Formulaires explicites : case à cocher sur notre formulaire de contact
• Demandes ponctuelles : autorisation spécifique pour communiquer avec l'ARC, Revenu Québec, etc.

Pour les renseignements personnels sensibles (NAS, données financières détaillées), nous recueillons un consentement explicite et distinct.

6. Transferts hors Québec

Certains de nos prestataires techniques (hébergement infonuagique, logiciels comptables) peuvent traiter vos données depuis l'extérieur du Québec. Conformément à l'article 17 de la Loi 25, avant tout transfert, nous procédons à :

1. Une évaluation des risques pour la vie privée
2. Une vérification du caractère adéquat de la protection offerte dans la juridiction de destination
3. La mise en place de mesures contractuelles garantissant un niveau de protection équivalent à celui du Québec

Sur demande, nous pouvons vous fournir la liste des juridictions où vos données peuvent être traitées.

7. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ainsi que pour respecter nos obligations légales.

Une fois ces délais expirés, les données sont détruites de manière sécurisée (suppression cryptographique, destruction physique des supports) ou anonymisées de façon irréversible.

8. Incidents de confidentialité

Conformément à l'article 3.5 de la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice :

1. Nous prenons immédiatement des mesures pour limiter le préjudice
2. Nous évaluons la gravité de l'incident
3. Nous notifions sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
4. Nous informons directement les personnes concernées
5. Nous tenons un registre des incidents conformément à la loi

9. Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de vos droits prévus par la Loi 25 :

1. Envoyez votre demande par courriel à comptable@financejf.com
2. Précisez clairement :
   • Votre identité (nous pourrons vous demander une pièce d'identité pour vérification)
   • Le ou les droits que vous souhaitez exercer
   • Les renseignements concernés (si vous le savez)
3. Nous accusons réception de votre demande dans les 30 jours et y répondons dans le même délai (prolongation possible jusqu'à 30 jours supplémentaires pour les demandes complexes)

Le traitement de votre demande est gratuit, sauf si elle est manifestement abusive ou répétitive, auquel cas nous pourrions facturer des frais raisonnables.

10. Déposer une plainte

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez :

10.1 Nous écrire directement

Contactez d'abord notre responsable à comptable@financejf.com. Nous prendrons toute plainte au sérieux et tenterons de résoudre la situation rapidement.

10.2 Saisir la Commission d'accès à l'information

Vous pouvez également déposer une plainte formelle auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI), l'autorité de surveillance indépendante en matière de protection des renseignements personnels :

11. Mises à jour de cette page

Nous mettons cette page à jour pour refléter les évolutions de la Loi 25, de nos pratiques internes ou des outils que nous utilisons. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page.

Pour toute évolution substantielle de nos pratiques affectant vos droits, nous vous en informerons directement par courriel.

Notre engagement : chez Finance JF, la protection de vos données n'est pas une obligation administrative, c'est un principe fondamental de notre relation avec vous. Nous nous engageons à aller au-delà du strict minimum légal pour mériter votre confiance.

Pour aller plus loin, consultez notre politique de confidentialité complète ainsi que nos conditions d'utilisation.